L'IA pour le dirigeant d'une maison de vin : 5 tâches qui mangent vos semaines, avec les prompts

En bref. Un vigneron passe en moyenne neuf heures par semaine sur l'administratif (CAVB, 2025), et un sondage Vitisphere auprès de deux cents opérateurs montait à dix-huit. Une partie de ces heures ne se délègue pas : la DRM se saisit dans CIEL, la DRev se dépose à l'INAO, le prix d'une allocation se décide. Ce qui précède, en revanche, se délègue très bien. Lire, trier, remplir, comparer, résumer. À une condition : donner à l'assistant vos documents et vos règles, pas une question en l'air. Voici les cinq tâches où ça rend le plus d'heures, avec les prompts.

Dans une cave coopérative de Saône-et-Loire, la responsable qualité résume un document de trois cents pages en moins d'une minute et a transformé un questionnaire d'une journée en deux heures de travail. Dans le Var, la responsable RH et juridique d'une autre cave a produit en vingt minutes ce qui lui aurait pris plusieurs jours. Ni l'une ni l'autre n'a touché à la vigne. Elles ont touché au bureau. C'est là que les heures partent.

Avant de commencer : les trois blocs d'un prompt qui marche

Tous les prompts de ce guide ont la même structure, celle que je détaille dans les cas Sales. Le contexte (qui vous êtes, à qui vous parlez, avec quels documents), l'instruction (quoi produire, dans quel format, avec quelles contraintes), l'exemple (un livrable que vous avez déjà validé). Figé une fois dans un Projet ChatGPT ou Claude avec vos documents joints, un prompt devient un agent : vous ne réécrivez plus la consigne, vous déposez vos notes.

Deux règles avant le premier prompt, et dans le vin elles ne sont pas optionnelles.

1. Un compte professionnel, avec l'entraînement sur vos données désactivé. Vos tarifs, vos allocations et vos fichiers importateurs sont des secrets d'affaires, et la CNIL le dit sans détour : coller une donnée dans un prompt revient à la transférer au fournisseur.
2. L'IA ne décide jamais d'un prix, ne valide jamais une DAE, n'arbitre jamais une allocation. Elle prépare. Vous tranchez.

Dans les prompts ci-dessous, les crochets sont à remplacer par vos éléments.

Cas 1 : le dossier monopole ou grand compte, premier jet complet

La SAQ publie ses besoins une fois par an et ouvre des dépôts trimestriels, avec un mois pour répondre. Systembolaget lance quatre appels d'offres par an, sept à huit mois avant la mise en marché. Alko compte trois à sept mois entre la clôture et le référencement, et rejette d'abord les formulaires incomplets. À chaque fois, les mêmes dizaines de champs. Les mêmes informations à aller chercher dans trois fichiers. Et un dirigeant qui s'y colle le soir, parce que personne d'autre ne connaît les réponses.

Dans une maison que j'ai accompagnée, le dossier monopole vivait dans un Word recopié d'année en année. Deux champs portaient encore le millésime d'il y a trois ans, le degré venait de la fiche d'une autre cuvée, et le fichier s'appelait « SAQ_final_VRAI ». Personne n'avait menti. Le fichier avait juste vieilli tout seul.

Ce que fait l'IA ? Elle lit l'appel d'offres, vérifie que votre vin correspond au besoin publié (première cause d'échec, avant la qualité du dossier), puis remplit chaque champ à partir de vos fiches techniques, de vos analyses et de vos réponses passées. Et elle signale ce qui manque au lieu de l'inventer (c'est la différence entre un assistant et un stagiaire pressé).

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du dirigeant de [maison], [négoce / château] à [appellation].
Documents joints : l'appel d'offres [monopole, référence], notre fiche technique de [cuvée, millésime], nos analyses (degré, sucres, acidité, SO2), notre réponse à l'appel d'offres [précédent] qui a été retenue.
Étape 1 : compare le besoin publié (appellation, couleur, style, prix cible, volume, format, certifications) avec notre vin. Dis en cinq lignes si nous sommes dans le besoin ou non, et sur quel critère nous sommes limites.
Étape 2 : si nous sommes dans le besoin, remplis chaque champ du formulaire, dans l'ordre du formulaire, en reprenant exactement nos données. Pour chaque champ, indique la source (fiche, analyse, réponse précédente).
Étape 3 : liste les champs que tu n'as pas pu remplir, avec la question à poser pour les remplir.
Règles : aucun chiffre qui ne vient pas d'un document joint ; n'invente ni arôme, ni score, ni certification ; laisse le prix vide, je le fixe.

Quel outil ? Claude pour les documents longs et les tableaux, ChatGPT si le formulaire est une image ou un PDF scanné. Les deux sur compte professionnel.

La limite ? Le dossier sort complet, pas gagné. La sélection se fait sur échantillon, à l'aveugle, sur une grille qualité-prix. L'IA vous rend la semaine de saisie et vous évite le rejet pour dossier incomplet. Le reste, c'est le vin.

Cas 2 : la proposition commerciale à partir d'un compte rendu de trois lignes

Le rendez-vous avec le caviste, le restaurant ou l'importateur s'est bien passé. Reste à écrire l'offre : vos conditions, votre vocabulaire, vos mentions, le bon format. Trois heures, souvent le week-end. Et une offre qui part dix jours après le rendez-vous, quand l'enthousiasme du client est retombé.

Ce que fait l'IA ? À partir de vos notes, même courtes, et de deux propositions que vous avez déjà envoyées, elle produit l'offre dans votre format, avec vos conditions standard, et met en évidence ce qui diffère de l'habitude pour que vous le vérifiiez.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du dirigeant de [maison]. Documents joints : deux propositions commerciales que nous avons envoyées et qui ont été acceptées, notre grille tarifaire [année] et nos conditions générales de vente.
Voici mes notes du rendez-vous avec [client, fonction, entreprise] le [date] : [notes brutes, trois à dix lignes].
Rédige la proposition dans la structure exacte de nos deux exemples : contexte du client en trois lignes, vins proposés (cuvée, millésime, format, quantité, prix HT départ, conditions de livraison), conditions de paiement, validité de l'offre, prochaine étape.
Reprends les prix de la grille sans les modifier. Si mes notes mentionnent une remise ou une condition qui n'est pas dans la grille ou les CGV, mets-la entre crochets avec la mention « À VALIDER ».
Ton : le nôtre, celui des deux exemples. Vouvoiement. Pas de formule creuse.
Termine par la liste de ce que tu as supposé.

Quel outil ? ChatGPT ou Claude, en Projet, avec la grille et les CGV joints une fois pour toutes.

La limite ? Elle reprend la grille. Elle ne sait pas que ce client-là mérite une exception, ni qu'un autre ne la mérite plus. Les crochets « À VALIDER » sont là pour ça. Lisez-les.

Cas 3 : lire un document de trois cents pages avant la réunion

Le cahier des charges de la centrale, le rapport Liv-ex ou Wine Lister sur les primeurs, la nouvelle note de la DGCCRF sur l'étiquetage, le règlement du concours, le compte rendu de l'ODG. Tout arrive en PDF. Tout est long. Et tout contient trois lignes qui vous concernent, quelque part entre la page 40 et la page 180.

Ce que fait l'IA ? Elle lit à votre place et vous rend ce qui change pour vous, avec le numéro de page. À la Cave de Lugny, c'est le premier usage déployé après l'audit : les comptes rendus et les résumés de cahiers des charges. Trois cents pages en moins d'une minute.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du dirigeant de [maison], [description en deux lignes : taille, appellations, marchés, canaux].
Document joint : [titre, émetteur, date].
Produis une note d'une page, en français, dans cet ordre :
1. De quoi parle le document, en trois lignes.
2. Ce qui s'applique à nous, point par point, avec le numéro de page ou d'article pour chaque point. Classe chaque point : obligation, option, information.
3. Les dates et les échéances, dans un tableau (quoi, quand, qui chez nous).
4. Ce qui change par rapport à [version précédente / situation actuelle], si le document le dit.
5. Trois questions que je devrais poser à [notre courtier / l'ODG / notre avocat / la centrale] avant de m'engager.
Ne résume pas ce qui ne nous concerne pas. Si un point est ambigu, dis-le au lieu de trancher.

Quel outil ? Claude, qui tient les documents longs sans perdre le fil. Perplexity ou ChatGPT avec recherche si vous voulez croiser avec les textes en vigueur.

La limite ? Une note de lecture n'est ni un avis juridique ni un avis de courtier. Sur l'étiquetage, les droits de douane et les contrats, elle prépare la question. Elle ne remplace pas la réponse.

Cas 4 : le dossier d'aide, du calendrier à la pièce manquante

L'appel à projets de FranceAgriMer pour la promotion dans les pays tiers s'ouvre le 10 septembre et ferme le 4 novembre à midi, pour des actions en 2027 et des justificatifs à produire en 2028. Un négociant bordelais disait il y a deux ans être prêt à renoncer devant la bureaucratie du dossier. Même mécanique pour l'arrachage, les aides à l'investissement, les financements de formation. C'est Fort Boyard : des clés à aller chercher dans dix pièces, et le temps qui tourne.

Ce que fait l'IA ? Elle lit l'appel à projets, en sort les critères d'éligibilité, le calendrier, la liste des pièces et la grille de notation, puis construit le plan du dossier et pré-remplit tout ce que vos documents permettent de pré-remplir. Vous écrivez les paragraphes qui comptent. Elle tient la liste de ce qui manque.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du dirigeant de [maison]. Document joint : l'appel à projets [nom, émetteur, année] et son annexe.
Documents de contexte joints : notre dossier [précédent, année] s'il existe, notre plan d'actions export [année], nos chiffres d'export par marché [année].
Étape 1 : un tableau des critères d'éligibilité, avec pour chacun « rempli / à vérifier / non rempli » d'après nos documents, et la pièce qui le prouve.
Étape 2 : le calendrier complet (dépôt, instruction, réalisation, justificatifs) dans un tableau, avec nos dates internes à caler quatre semaines avant chaque échéance.
Étape 3 : la liste des pièces à fournir, dans l'ordre du dossier, avec pour chacune « nous l'avons / à produire / à demander à [qui] ».
Étape 4 : le plan du dossier, section par section, avec pour chaque section ce que la grille de notation attend et ce que nos documents permettent déjà d'écrire. Rédige un premier jet seulement pour les sections où nos documents suffisent ; pour les autres, écris les trois questions auxquelles je dois répondre.
Ne promets rien que nos documents ne montrent pas. N'invente aucun chiffre d'export.

Quel outil ? Claude en Projet, avec le dossier précédent joint : c'est lui qui donne le ton et le niveau de détail attendu.

La limite ? Le dossier reste à écrire là où il doit convaincre. Et les dates qu'elle sort sont celles du document : vérifiez-les sur le site de l'organisme (elles bougent, et jamais dans le bon sens).

Cas 5 : la rentabilité par cuvée et par marché, et trois scénarios de prix

Vous avez les chiffres. Dans trois fichiers. Les ventes par cuvée et par marché dans un export de l'ERP, les coûts dans l'Excel du comptable, les stocks dans la dernière déclaration. Et une décision à prendre : le prix du prochain millésime, l'allocation entre marchés, la réponse à la banque sur la ligne de stocks. Sur la campagne primeurs 2024, à peine trente étiquettes sur trois cents ont vendu tout ce qu'elles avaient mis en marché au prix fixé, et le marché a décoté de 13 % en moyenne depuis. Le coefficient de stockage bordelais est à 20,8 mois. Ce ne sont pas des décisions qu'on prend de tête, ni sur un coin de table.

Ce que fait l'IA ? Elle croise vos trois fichiers, calcule la marge par cuvée et par marché (en montrant ses calculs, c'est la condition), met en face les stocks et le rythme de sortie, et construit les trois scénarios que vous lui décrivez. Elle finit par les questions que le tableau pose. Pas par une recommandation.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du dirigeant de [maison]. Fichiers joints : ventes par cuvée, millésime, marché et canal sur [période] (export ERP) ; coûts de revient par cuvée (fichier comptable) ; stocks par cuvée et millésime au [date].
Utilise l'exécution de code pour tous les calculs et montre les formules.
1. Un tableau : par cuvée et par marché, volume vendu, chiffre d'affaires, coût de revient, marge brute, marge unitaire, part du total.
2. Un tableau : par cuvée et millésime, stock actuel, ventes des douze derniers mois, mois de stock restant au rythme actuel.
3. Trois scénarios pour [décision : prix du millésime N / allocation du millésime N entre marchés / réduction de stock] : [scénario A], [scénario B], [scénario C]. Pour chacun : impact sur le chiffre d'affaires, la marge et les mois de stock, avec les hypothèses écrites noir sur blanc.
4. Les cinq questions que ces chiffres posent et que je devrais trancher avant [réunion / rendez-vous banque / conseil de famille].
Ne recommande pas de scénario. Signale toute incohérence entre les fichiers (une cuvée absente d'un fichier, un total qui ne tombe pas).

Quel outil ? ChatGPT avec l'analyse de données, ou Claude avec l'exécution de code. Jamais un modèle qui calcule « de tête » : sur des marges, il arrondit et il extrapole, avec beaucoup d'aplomb.

La limite ? L'analyse vaut ce que valent les trois fichiers. Si le coût de revient date de deux millésimes, le tableau sera faux, proprement et en couleurs. La décision reste la vôtre, avec votre courtier et votre banquier.

Ce qu'on ne fait jamais

Cinq interdits. Ils tiennent sur la règle d'usage d'une page que chaque maison écrit en session.

1. Coller un fichier clients, une grille d'allocations ou un engagement de prix sur un compte personnel ou un compte dont l'entraînement n'est pas désactivé.
2. Laisser l'IA fixer un prix, valider une DAE, répondre à la douane ou à l'INAO. Elle prépare la saisie, la saisie reste humaine.
3. Prendre une note de lecture pour un avis juridique, surtout sur l'étiquetage, les droits de douane et les contrats.
4. Publier un chiffre sorti de l'IA sans l'avoir retrouvé dans le fichier source.
5. Faire relire l'expert par l'IA. C'est l'expert qui relit l'IA, jamais l'inverse.

Questions fréquentes

Peut-on confier à ChatGPT la DRM ou la déclaration de récolte ?

La saisie, non : elle se fait dans CIEL et dans le téléservice VENDANGES de la douane, et elle engage votre responsabilité. La préparation, oui : vérifier la cohérence des stocks entre deux fichiers, expliquer une case, rapprocher les sorties de la DRM des DAE émis. Un assistant dédié à la filière, Lucien, testé par Réussir Vigne, fait exactement ça. L'IA prépare, vous saisissez.

Quelles données d'une maison de vin ne doivent jamais aller dans un prompt ?

Sur un compte personnel ou mal réglé : aucune donnée client identifiable, aucun tarif négocié, aucune allocation, aucun engagement de prix. Sur un compte professionnel avec l'entraînement désactivé, ces données peuvent être traitées, à condition que la règle d'usage le dise et que l'équipe sache faire la différence entre les deux comptes. C'est le premier quart d'heure de toute session.

ChatGPT ou Claude pour un dirigeant de maison de vin ?

Les deux font les cinq cas. Claude tient mieux les documents longs (cahiers des charges, appels d'offres, rapports) et ne perd pas le fil sur trois cents pages. ChatGPT est plus à l'aise sur les images, les formulaires scannés et la recherche web. Beaucoup de maisons finissent avec les deux, sur compte professionnel.

Combien de temps ça rend, concrètement ?

Je ne donne pas de pourcentage. Une responsable qualité en cave coopérative parle de la moitié de son temps sur certaines tâches ; une responsable RH de vingt minutes au lieu de plusieurs jours sur un dossier. Chez vous, ça dépend de la tâche et de la qualité de vos documents de départ. Mesurez sur un mois, sur deux tâches. C'est ce que fait le point à un mois après la session.

L'IA peut-elle m'aider à préparer le conseil de famille ou le rendez-vous banque ?

Oui, avec le cas 5 : la rentabilité par cuvée et par marché, les mois de stock, trois scénarios avec les hypothèses écrites. Les banques des caves coopératives portent aujourd'hui une dette liée pour 60 % au portage de stocks : arriver avec un tableau de mois de stock par cuvée change la conversation. L'IA prépare le tableau et les questions. Les réponses sont à vous.

Et maintenant ?

Vous avez un dossier monopole, une proposition ou un appel à projets qui attend sur un coin de bureau depuis quinze jours ?

Deux heures dans vos locaux, trois agents construits sur vos documents, les comptes réglés et la règle d'usage écrite. 900 € HT jusqu'à trois personnes, 200 € par participant supplémentaire.

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