L'IA pour la direction commerciale et l'export d'une maison de vin : 5 tâches, avec les prompts

En bref. Dans la filière, plus de la moitié des entreprises ont un CRM et près des deux tiers saisissent encore leurs données à la main dans Excel (enquête ProWein–Geisenheim, 2 000 professionnels, 2024). Les grands salons de février et mars génèrent des dizaines de milliers de contacts, et dans tous les secteurs confondus un lead sur quatre n'est jamais rappelé, le délai moyen de réponse étant de quarante-deux heures (Harvard Business Review). Les cinq tâches ci-dessous sont celles où un assistant IA rend le plus d'heures à une direction commerciale vin : la relance après salon, la fiche millésime en trois langues, la préparation d'un importateur, la grille tarifaire par marché, et le compte rendu de visite qui atterrit dans le CRM le soir même.

Dans une cave coopérative girondine, la fiche technique multilingue qui prenait plusieurs jours sort en trente secondes, et un assistant dédié vérifie la réglementation d'étiquetage par pays de destination avant l'envoi. Ce n'est pas un gadget. C'est ce qui permet de répondre à l'importateur le jour même, au lieu de la semaine suivante, quand il a déjà commandé ailleurs.

Avant de commencer : les trois blocs d'un prompt qui marche

Le contexte (qui vous êtes, à qui vous vendez, avec quels documents), l'instruction (quoi produire, dans quel format, avec quelles contraintes), l'exemple (un livrable validé, celui que vous auriez envoyé). Les détails sont dans les cas Sales, les ressorts sont les mêmes. Figé dans un Projet avec vos documents joints, le prompt devient un agent que vous rouvrez chaque semaine.

Deux règles propres au vin.

1. Vos fichiers importateurs, vos tarifs par marché et vos allocations sont des secrets d'affaires : compte professionnel, entraînement désactivé, et rien sur un compte personnel.
2. L'IA ne réinvente jamais un arôme, un degré ou une mention d'étiquette. Elle reprend vos notes de dégustation et vos analyses. Elle ne les complète pas.

Dans les prompts ci-dessous, les crochets sont à remplacer par vos éléments.

Cas 1 : relancer quatre-vingts contacts de salon en une matinée

Trois jours de salon. Quatre-vingts cartes de visite. Des notes griffonnées au dos, ou dans un carnet, ou nulle part. Et trois semaines pour tout traiter en rentrant, pendant que les commandes de printemps arrivent. Les contacts les plus chauds sont relancés en premier. Les autres finissent dans une boîte à chaussures.

Chez un négociant que j'ai accompagné, le classeur de cartes était rangé par salon, un intercalaire par édition. Le dernier intercalaire s'appelait « à relancer ». Il datait de deux salons plus tôt. Ce n'est pas un défaut de motivation : à quarante-deux heures de délai moyen, tous secteurs confondus, le salon est déjà loin.

Ce que fait l'IA ? Elle lit vos notes (même en photo), retrouve pour chaque contact ce que vous lui avez dit et ce qu'il a demandé, et rédige la relance personnalisée dans la langue du contact, dans votre ton, avec la pièce jointe qui convient. Vous relisez par lot. Vous envoyez.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant de [prénom], [directeur export / commercial] chez [maison], [négoce / château] à [appellation]. Nous vendons [gamme en une ligne] à des importateurs, distributeurs et cavistes dans [marchés].
Documents joints : trois relances de salon que j'ai envoyées et qui ont obtenu une réponse (garde ce ton) ; nos fiches techniques [cuvées] en FR/EN/[langue] ; notre grille export [année].
Voici mes notes de salon, contact par contact : [photo du carnet ou liste : nom, entreprise, pays, fonction, ce qu'il a goûté, ce qu'il a demandé, ce que j'ai promis, langue].
Pour chaque contact, rédige un e-mail de relance de 90 mots maximum, dans sa langue, qui :
- reprend un élément précis de notre échange (le vin goûté, la question posée, la promesse faite) ;
- propose une seule prochaine étape (échantillons, tarif, appel de 15 minutes) ;
- indique entre crochets la pièce jointe à ajouter (fiche, tarif) sans l'inventer.
Classe les contacts en trois lots : à envoyer tel quel, à compléter (il manque une information), à ne pas relancer par e-mail (préférer l'appel) avec la raison.
Vouvoiement en français, registre professionnel direct dans les autres langues. Aucune formule creuse, aucun « j'espère que vous allez bien ».

Quel outil ? ChatGPT lit bien les photos de notes manuscrites ; Claude tient mieux la cohérence du ton sur quatre-vingts messages. L'envoi passe par votre messagerie ou votre outil de séquences, jamais par l'IA.

La limite ? Le lot « à ne pas relancer par e-mail » existe pour une raison : les importateurs qui comptent se rappellent au téléphone. L'IA vous rend la matinée. Elle ne remplace pas l'appel.

Cas 2 : la fiche technique du millésime, en trois langues, sans réinventer les arômes

Chaque millésime, chaque cuvée, chaque marché : une fiche d'une page, dans la mise en forme de la maison, en français, en anglais et dans la langue de l'importateur. Les données d'analyse changent, trois phrases de dégustation changent, le reste est stable. Et pourtant ça prend des jours. Parce que c'est fait à la main, cuvée après cuvée, langue après langue, en recopiant la fiche de l'an dernier (et en oubliant un chiffre une fois sur trois). Une place de marché française réalise elle-même 90 % des fiches de ses vignerons, faute de temps chez eux.

Ce que fait l'IA ? À partir de votre fiche de référence, des données du nouveau millésime et de vos trois phrases de dégustation, elle produit la fiche dans votre structure, en trois langues, et liste ce qu'elle n'a pas pu remplir. Elle ne traduit pas « notes de cassis » par « hints of blackcurrant and velvet ». Elle traduit. Elle n'embellit pas.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du responsable export de [maison]. Document joint : notre fiche technique de référence [cuvée, millésime précédent], en français et en anglais, dans sa mise en forme (rubriques dans cet ordre : [liste des rubriques]).
Nouveau millésime [année] : données d'analyse [degré, acidité totale, pH, sucres résiduels, SO2 total], assemblage [cépages et %], élevage [détail], rendement [hl/ha], climat de l'année en deux lignes [texte], et nos notes de dégustation [trois phrases, telles quelles].
Produis la fiche du millésime [année] en français, en anglais et en [langue], dans l'ordre exact des rubriques de la référence.
Règles :
- reprends chaque donnée telle quelle, sans arrondir ni convertir, sauf si je te demande une unité ;
- traduis les notes de dégustation sans ajouter d'arôme, d'adjectif ou de superlatif ; si un terme n'a pas d'équivalent exact, garde le terme français entre parenthèses ;
- ne modifie pas les mentions réglementaires (degré, allergènes, mentions obligatoires) : recopie-les ;
- pour chaque rubrique que tu n'as pas pu remplir, écris « À COMPLÉTER ».
Termine par la liste des rubriques « À COMPLÉTER » et par les trois termes de dégustation dont la traduction mérite relecture par un locuteur natif.

Quel outil ? Claude pour la fidélité au gabarit, ChatGPT si la fiche de référence est un PDF mis en page. Les deux en Projet, avec la fiche de référence jointe une fois.

La limite ? Les mentions réglementaires varient selon le pays de destination (langue de la liste d'ingrédients, format de l'étiquette). La fiche commerciale n'est pas la contre-étiquette. La conformité par pays est une vérification à part, qu'on peut aussi confier à un assistant dédié, à condition qu'une personne responsable la relise.

Cas 3 : préparer un importateur en dix minutes, sur une page

Le rendez-vous avec l'importateur est demain. Son historique de commandes est dans l'ERP, les derniers échanges dans la messagerie, l'actualité de son marché nulle part, et les deux objections qu'il va sortir sont les mêmes que l'an dernier. On monte dans la voiture avec deux chiffres en tête, et le reste à improviser sur la rocade.

Ce que fait l'IA ? Elle assemble une page : ce que l'importateur a acheté et quand, ce qui s'est dit aux derniers échanges, ce qui a bougé sur son marché (droits de douane, monopole, concurrents), les trois questions à poser et les deux objections probables avec votre réponse.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du responsable export de [maison]. Documents joints : l'historique des commandes de [importateur] sur trois ans (export ERP), nos derniers échanges par e-mail avec [contact] (copie des six derniers mois), notre grille export [année] et nos fiches [cuvées].
Rendez-vous avec [nom, fonction] de [importateur, pays] le [date], objectif : [renouveler l'allocation / présenter le millésime / rattraper une baisse de commandes].
Cherche sur le web, en citant tes sources datées : l'actualité de [importateur] (site, presse, réseaux), les changements de droits de douane ou de réglementation sur [pays] ces douze mois, les mouvements de prix de nos concurrents directs sur ce marché si une source publique en parle.
Produis une page :
1. L'importateur en cinq lignes : volumes par cuvée et par année, évolution, dernier prix, dernière commande, délai de paiement observé.
2. Ce qui s'est dit aux derniers échanges, en trois points, avec les engagements pris de part et d'autre.
3. Ce qui a bougé sur son marché ces douze mois (trois faits datés, sourcés).
4. Trois questions à poser, dans l'ordre.
5. Deux objections probables, et la réponse appuyée sur nos chiffres ou nos fiches.
Si une information n'est pas dans les documents ni trouvée en ligne, écris « non trouvé ». Ne propose aucun prix.

Quel outil ? ChatGPT ou Perplexity pour la partie recherche, Claude pour croiser l'ERP et la messagerie. Si vous êtes sur HubSpot, l'historique peut venir directement de la fiche.

La limite ? Les hypothèses de marché sont des hypothèses. Le rendez-vous sert à les vérifier. Et le prix que vous allez proposer n'est pas dans la page. C'est voulu.

Cas 4 : recalculer la grille tarifaire par marché, et écrire la note qui l'annonce

Les droits américains sur les vins européens sont passés à 15 % en août 2025. En Chine, les maisons de cognac vivent avec des engagements de prix minimum. Chaque secousse pose la même question : absorber, répercuter, partager, et à quel niveau d'Incoterm. Puis il faut refaire la grille, par marché, par cuvée, par format. Et écrire à chaque importateur, sans se tromper de version. Les exportations françaises ont reculé de 8 % en 2025, de 21 % vers les États-Unis : la grille n'est pas un détail.

Ce que fait l'IA ? Avec l'exécution de code, elle recalcule la grille selon les scénarios que vous décrivez (absorber tout, répercuter tout, partager à 50-50), en montrant les formules, puis rédige la note à l'importateur dans votre ton, avec le tableau avant-après. Elle ne choisit pas le scénario. Vous le choisissez avec votre transitaire et votre banquier.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant du responsable export de [maison]. Fichier joint : notre grille export [année] par cuvée, millésime, format et marché, avec l'Incoterm et la devise de chaque ligne.
Changement à intégrer : [description : « droits de douane de X % sur le marché Y à compter du JJ/MM », ou « variation de change de X % », ou « nouveau coût logistique de X €/caisse »].
Utilise l'exécution de code et montre les formules.
1. Explique en cinq lignes à quel niveau de la chaîne le changement s'applique selon l'Incoterm de chaque ligne (EXW, FOB, CIF, DAP), sans trancher le droit : signale ce qui doit être confirmé par notre transitaire.
2. Calcule trois grilles pour le marché [Y] : nous absorbons 100 %, nous répercutons 100 %, nous partageons 50-50. Pour chaque ligne : ancien prix, nouveau prix, écart en %, marge unitaire résultante à partir de notre coût de revient [fichier joint ou colonne].
3. Un tableau de synthèse : impact total sur le chiffre d'affaires et la marge du marché, pour chaque scénario, à volume constant.
4. Rédige la note à [importateur] pour le scénario [que je choisirai], 150 mots, vouvoiement, dans le ton de [note précédente jointe] : le fait, la date, ce que nous faisons, ce que nous proposons, la nouvelle grille en pièce jointe.
Ne recommande pas de scénario. Signale toute ligne où une donnée manque.

Quel outil ? ChatGPT avec l'analyse de données ou Claude avec l'exécution de code, jamais un modèle qui calcule de tête. Le fichier reste sur un compte professionnel.

La limite ? L'Incoterm et le fait générateur des droits sont des questions de transitaire et de douane, pas de modèle de langage. L'IA cadre le calcul et écrit la note. La décision et la vérification réglementaire restent humaines, et c'est très bien comme ça.

Cas 5 : le compte rendu de visite qui atterrit dans le CRM le soir même

La tournée cavistes et restaurants. Cinq rendez-vous dans la journée. Et le soir, un carnet de dégustation plein de « très bon accueil, revoir en septembre ». Dans la filière, près des deux tiers des entreprises saisissent encore à la main dans Excel. L'information reste dans la tête du commercial. Le jour où il part, elle part avec lui, avec le carnet.

Ce que fait l'IA ? Vous dictez trois minutes dans la voiture (ou vous photographiez le carnet), elle produit le compte rendu dans le format de votre CRM, avec les champs qui vont dans les champs et les prochaines étapes datées. Pour les rendez-vous en visio avec un importateur, c'est la transcription de l'appel qui joue ce rôle.

Le prompt, à copier.

Tu es l'assistant de [prénom], commercial chez [maison]. Voici mes notes dictées après le rendez-vous avec [établissement, contact, fonction, ville] le [date] : [transcription de la dictée ou photo du carnet].
Rédige le compte rendu au format de notre CRM, sans phrase creuse :
- Type d'établissement et positionnement (deux lignes).
- Vins goûtés et réaction, avec les mots du client entre guillemets quand je les ai notés.
- Vins déjà référencés chez lui et concurrents cités.
- Commande ou intention (cuvée, quantité, format, prix évoqué) ; sinon « aucune ».
- Objections et freins.
- Prochaine étape : quoi, qui, pour quand (date précise).
- Trois lignes pour la relance : ce qu'il faut rappeler au client la prochaine fois.
Puis propose les valeurs à saisir dans ces champs : [liste de vos champs CRM : statut, potentiel annuel, prochaine action, date]. Si une information manque, écris « non noté ». N'ajoute rien que je n'ai pas dit.

Quel outil ? La dictée du téléphone, puis ChatGPT ou Claude. Si vous êtes sur HubSpot ou Pipedrive, l'agent de notes du CRM peut faire la saisie après votre validation.

La limite ? « N'ajoute rien que je n'ai pas dit » est la ligne qui compte. Un compte rendu qui enjolive une intention de commande fait un pipeline faux dès le trimestre suivant, et un comité de direction qui s'étonne.

Ce qu'on ne fait jamais

1. Coller un fichier importateurs, une grille négociée ou une allocation sur un compte personnel.
2. Laisser l'IA inventer un arôme, arrondir un degré ou compléter une mention d'étiquette. Elle recopie.
3. Envoyer une relance de salon sans l'avoir lue, même par lot. Le lot « à compléter » existe parce qu'il manque toujours quelque chose.
4. Prendre un calcul de droits ou d'Incoterm pour un avis de transitaire.
5. Proposer un prix sorti d'un prompt. Le prix est le vôtre.

Questions fréquentes

L'IA traduit-elle correctement une fiche technique de vin ?

Oui pour les données et la structure, à condition de lui interdire d'embellir. Les notes de dégustation sont le point faible : un modèle a tendance à ajouter des arômes et des adjectifs qui ne sont pas dans vos notes. La règle « traduis sans ajouter d'arôme, garde le terme français entre parenthèses si l'équivalent n'existe pas » règle l'essentiel, et une relecture par un locuteur natif reste utile sur trois ou quatre termes.

Peut-on utiliser ChatGPT pour prospecter des importateurs ?

Pour préparer, oui : trouver les importateurs d'un marché, lire leur catalogue, repérer ce qui manque dans leur gamme, rédiger un premier message. Pour envoyer en masse, non : la prospection vin se fait à quatre à neuf mois de cycle, au téléphone et au salon, et un importateur reconnaît un message générique à la première ligne. L'IA prépare le dossier de cinq pages et le premier message ; le reste est une relation.

Quel outil pour les rendez-vous importateurs en visio ?

Un outil de transcription (Claap, Noota, Fathom, Fireflies) qui enregistre, avec l'accord annoncé en début d'appel, puis le même prompt que le cas 5 sur la transcription. Le comparatif des outils et les règles CNIL sont dans l'article sur la transcription des appels commerciaux.

L'IA peut-elle vérifier l'étiquetage pour un pays d'export ?

Elle peut préparer la vérification : lister les mentions obligatoires du pays, la langue de la liste d'ingrédients, le format du message sanitaire, et comparer avec votre contre-étiquette. Une cave girondine le fait avec un assistant dédié. Mais c'est une préparation, relue par la personne responsable de la conformité, pas une validation.

Combien de temps ça rend à un responsable export ?

Sur la fiche technique multilingue, une cave coopérative est passée de plusieurs jours à trente secondes de génération, plus la relecture. Sur la relance post-salon, l'ordre de grandeur est une matinée pour quatre-vingts contacts au lieu de trois semaines de traitement. Mesurez chez vous sur un mois, sur deux tâches, avant de généraliser.

Et maintenant ?

Vous avez une boîte de cartes de salon qui attend, ou un millésime à décliner en trois langues avant la fin du mois ?

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